Si te has adentrado en la investigación genealógica, es probable que ya hayas oído hablar de los tipos más habituales de registros en los que puedes encontrar información sobre tu historia familiar: registros vitales, registros parroquiales, etc.
En este artículo, exploraremos un tipo de registro del que tal vez nunca hayas oído hablar: uno que a menudo se encuentra escondido en las salas traseras de las bibliotecas y los archivos, y que puede ayudar a completar la información que falta y que no has podido encontrar en ningún otro sitio. Este tipo de registro se conoce como «registros sueltos».”
Registros sueltos frente a registros encuadernados
La mayoría de los registros que conoces son registros encuadernados: es decir, registros que se encuadernaron en grandes volúmenes para mantenerlos en orden. Los registros sueltos, por el contrario, son documentos individuales y separados que no han sido encuadernados en un tomo. Pueden incluir cosas como recortes de periódico, cartas, recibos y facturas, fotografías, hojas de historia familiar y mucho, mucho más.
Por ejemplo, si encuentras un libro de actas judiciales sobre un caso en el que está implicado tu antepasado, puede que ésta no sea toda la información disponible. Podría haber detalles fascinantes y auténticas joyas entre las actas sueltas del caso.
¿Por qué se guardan algunos documentos sueltos? A veces pueden ser documentos adicionales que no encajan en el tomo encuadernado por su contenido o formato. En otras ocasiones, pueden aparecer en un lugar inesperado. Por ejemplo, a la gente le gusta pegar papeles sueltos en los libros, como marcapáginas o simplemente como lugar para guardarlos. Una vez encontré una carta metida en un volumen encuadernado que resultó ser una misiva manuscrita de John «Jack» Hinson dirigida al tribunal, ¡un famoso francotirador de la Guerra de Secesión!
Muchos registros encuadernados se han microfilmado o digitalizado, mientras que la mayoría de los registros sueltos no. Eso significa que a menudo tendrás que desplazarte a un archivo físico y pedirlos para poder verlos, pero el esfuerzo merece la pena. Al trabajar como archivera, me toca procesar este tipo de registros a diario, y me encuentro con los documentos más maravillosos. He encontrado una enorme cantidad de información sobre mi propia familia en registros sueltos.
Diferentes tipos de registros sueltos
Archivos verticales
Los archivos verticales son un batiburrillo de documentos sueltos clasificados por apellidos o temas, que suelen encontrarse en archivadores de la zona de investigación de un archivo o en la parte trasera del almacén de documentos. A menudo se guardan tras una puerta cerrada y tendrás que preguntar al archivero por ellos.
Los archivos verticales pueden contener casi cualquier cosa. Estos son algunos ejemplos de los tipos de registros que puedes encontrar en ellos:
- Recortes de periódicos: Son especialmente valiosos porque pueden comprender artículos no incluidos en los periódicos microfilmados. Los periódicos contienen gran cantidad de información genealógica: anuncios de bodas, de servicios o negocios, obituarios, etc.
- Hojas de grupo familiar / breves historias familiares: A menudo animo a los genealogistas a que escriban una breve historia familiar o una hoja de grupo para donarla al archivo local, porque las personas que buscan a miembros de tu familia podrían encontrarla y ponerse en contacto contigo. ¡Es la versión analógica equivalente a la función de Smart Matching de MyHeritage !
- Documentos comerciales: Pueden ser membretes de la empresa, facturas, recibos o cualquier otro tipo de documento que se utilice para gestionar un negocio. Aquí puedes encontrar información valiosa sobre las empresas familiares.
- Fotografías: A veces, los archivos crean colecciones de fotografías, pero si son demasiado escasas o variadas como para crear una colección cohesionada, terminan por añadirse a los archivos verticales.
- Documentos donados y efímeros: Aquí es donde ponemos las cosas que la gente dona a un archivo: papeles aleatorios que encontraron tirados en el desván o el sótano. Pueden incluir varios tipos de certificados, cartas, tarjetas de felicitación, etc.
Colección de Manuscritos
Colecciones de manuscritos son colecciones de documentos, archivos, artefactos, fotografías, etc., que fueron donados por particulares, empresas y organizaciones. Esencialmente, serán los mismos tipos de artículos que encontrarás en los archivos verticales, pero formando parte de una colección. En Canadá y otros lugares fuera de los EE.UU., también podrían llamarse “colecciones de fondos” o “colecciones especiales.” Se guardan en carpetas y cajas de archivo.
Las colecciones de manuscritos son las más infrautilizadas en el mundo de la genealogía. Suelen ser incomprendidas, y la gente ni siquiera sabe que existen. Rara vez se digitalizan, e históricamente no son uno de los tipos de colecciones que los genealogistas utilizan para investigar. Pero es una pena, porque contienen registros fantásticos.
La parte más importante de una colección de manuscritos es la “ayuda para la búsqueda”: un documento que elabora el archivero mientras procesa la colección y que sirve como una especie de «hoja de ruta» de la misma. La ayuda para la búsqueda proporciona información importante sobre la colección y descripciones de lo que contiene.
Registros matrimoniales sueltos
Los registros matrimoniales que se suelen utilizar para la investigación genealógica proceden de volúmenes encuadernados. Los registros matrimoniales sueltos incluyen papeles adicionales relacionados con el evento matrimonial que no formaban parte del volumen encuadernado y se archivan por separado. Rara vez se digitalizan y, por lo general, no se pueden encontrar online.
Algunos ejemplos de registros matrimoniales sueltos pueden ser:
- Declaraciones juradas
- Cartas de autorización de los padres (para novios menores de edad)
- Votos matrimoniales
- Análisis de sangre
Registros testamentarios sueltos
Los registros testamentarios sueltos son el tipo más conocido de registros sueltos, tal vez los hayas visto durante alguna investigación. Incluyen documentación adicional relacionada con la sucesión del fallecido, y suelen archivarse por separado de los libros de testamentos y otros registros testamentarios encuadernados. Al igual que los registros matrimoniales sueltos, rara vez están disponibles online o en formato digital.
Algunos ejemplos de registros testamentarios sueltos pueden ser:
- Declaraciones juradas
- Correspondencia relativa a la sucesión
- Facturas
- Recibos
Registros judiciales sueltos
Los expedientes judiciales sueltos son los «papeles de trabajo» de un caso judicial, generalmente recogidos en un lote y archivados por separado de los volúmenes de expedientes judiciales encuadernados. Es fantástico leerlos, tanto si el caso es penal como civil, porque contienen mucha información que no encontrarás en los volúmenes encuadernados. ¡Una vez encontré un paquete de casos judiciales que contenía la hoja de afeitar que el acusado había utilizado para amenazar al demandante!
Algunos ejemplos de registros judiciales sueltos pueden ser:
- Declaraciones juradas
- Citaciones
- Declaraciones de testigos
- Evidencias fotográficas
Dónde encontrar registros sueltos
Así que, ahora que sabes qué son los registros sueltos y qué pueden contener, tienes que saber dónde y cómo encontrarlos.
Como ya he dicho, la mayoría de los documentos sueltos sólo se pueden encontrar en un archivo físico, y casi siempre se guardan en las salas traseras, en lo que los archiveros llamamos las «pilas». Tendrás que preguntar al archivero, al secretario o al bibliotecario por los expedientes sueltos. A veces, la única forma de saber lo que tienen es coger el teléfono o desplazarse al archivo y hablar con el personal.
Los registros sueltos son una mina de oro para los genealogistas y recomiendo encarecidamente preguntar por ellos como parte de tu lista de tareas.
Este artículo ha sido adaptado de una sesión de Facebook Live de Melissa Barker. Puedes ver la conferencia completa aquí.
