Si tienes la suerte de tener un montón de viejas cartas familiares, tienes una mina de oro. La escritura de cartas se ha quedado en el camino desde la invención del teléfono, el correo electrónico, los mensajes de texto, Twitter y Facebook, por nombrar algunos. Esas viejas cartas en tu colección de registros de genealogía deben ser preservadas para las generaciones futuras. Ya sea que tengas 100 cartas o sólo una, son importantes para tu historia familiar y se añaden a tu historia familiar.
Las cartas familiares son una colección de registros única, única en su clase. Si incluyen cartas de guerra, éstas podrían tener no sólo valor personal, sino también valor histórico, especialmente si su antepasado escribió detalles sobre la guerra en sus cartas. Las cartas de amor son un gran recurso para la información genealógica porque pueden ayudarte a aprender cómo se conocieron y se enamoraron tus antepasados.
Esta información no tiene precio y debe ser preservada.
Vamos a Organizarnos
Primero lo primero: organízate. Muchos genealogistas tienen pilas de cartas, cajas de zapatos llenas de cartas, o pilas de cartas sujetas con una goma elástica o una cinta. Organizar las pilas te ayudará a manejar tus registros de genealogía, y durante este proceso, probablemente encontrarás información que desconocías.
- La forma más simple de empezar a organizar tus cartas es ordenarlas en orden cronológico. Utiliza la fecha de la carta o la del sobre con franqueo postal, en cualquier caso, sé coherente.
- ¿Tienes cartas de varios miembros de la familia? Organízalas primero por apellido, y luego en orden cronológico para cada apellido. Esto te permite encontrar las cartas de una persona en particular de manera rápida y eficiente.
- Si tienes grupos de cartas para diferentes acontecimientos en la vida de tus antepasados, tal vez deberías organizarlos por evento. Por ejemplo, junta todas las cartas de la Segunda Guerra Mundial, todas las cartas de la universidad, etc. Después de agruparlas, organízalas por fecha.
- Lo más importante de organizar las cartas es encontrar un sistema que te funcione. Entonces, sé constante con el método a lo largo del proceso.
Desdoblar y Aplanar
Una vez que te decidas por un método de organización, es hora de hacer un trabajo de preservación. El glosario de términos de la Sociedad Americana de Archiveros define la preservación como «tomar medidas para prevenir el deterioro o la pérdida».
Como archivista, la pregunta número uno sobre las cartas familiares antiguas que me hacen los genealogistas es: «¿Dejo la carta en el sobre o la saco?» Mi respuesta es siempre: Retira las cartas de los sobres.
Dejar las cartas dobladas y en sus sobres hará más daño con el paso del tiempo, porque cada vez que alguien las saca y las despliega y las vuelve a doblar, debilitan los pliegues y se aumenta el riesgo de desgarros o rasgaduras. Tú no quieres que tus cartas se dañen. Aquí hay algunos pasos que puedes tomar en casa para asegurarte de que tus antiguas cartas familiares se mantengan en buen estado.
- Toma cada carta de su sobre y desdóblala para que quede plana. PRECAUCIÓN: Mantén cada carta con su sobre y ten cuidado de no mezclar las cartas con los sobres. Sugiero que al sacar y aplanar cada carta, se utilice un clip de plástico para sujetar la carta a su sobre. ¡NO utilices clips metálicos o metal de ningún tipo (como grapas) en tus documentos! Los clips metálicos y las grapas dañarán tus documentos al oxidarse y adherirse a ellos, causando manchas y desgarros cuando intentes quitar los clips del papel.
- Si tus cartas han estado dobladas y en sus sobres durante mucho tiempo, puede que no se mantengan planas fácilmente. En este caso, necesitarás ayudarles con suavidad a que se aplanen. Extiende la carta sobre una superficie limpia y seca, alejada de la luz del sol, donde pueda dejarse sin ser tocada por un período de tiempo. Asegúrate de colocar el sobre con la carta para que no se separen, incluso si el sobre no necesita ser aplanado.
Encapsular o Sellar
Ahora que has aplanado tus cartas, estás listo para encapsularlas. El término encapsular significa «encerrar algo o cubrir completamente algo». El propósito de encapsular tus cartas y sobres es protegerlos completamente de los daños que puedan sufrir al ser manipulados. Lo ideal es que no manipules mucho tus cartas, pero encapsularlas también ayudará a evitar que el polvo y la suciedad se introduzcan en ellas.
- Compra fundas de documentos de archivo sin ácido, sin lignina, y que hayan pasado la P.A.T. (Prueba de Actividad Fotográfica). El material utilizado en estas fundas puede ser mylar, poliéster o polipropileno. Las fundas vienen en todos los tamaños para adecuarse a los diferentes tipos de documentos. Asegúrate de conseguir el tamaño que se ajuste a tus cartas correctamente y que deje unos 400 mm de espacio alrededor. No es conveniente meter las cartas en las fundas o que haya demasiado espacio para que las cartas se deslicen. No ahorres en este paso; no usar las fundas adecuadas podría causar daños a tus documentos.
- Asegúrate de colocar el sobre con la carta en la funda. Si el sobre aún tiene la solapa intacta, asegúrate de que esté doblado sobre sí mismo para que no toque la carta: La banda de pegamento que aún está en la solapa del sobre puede contener productos químicos que podrían dañar tu carta al entrar en contacto con ella.
- Cuando hayas puesto tu carta y tu sobre juntos en la funda, verás que inmediatamente la funda se cerrará alrededor del documento por medio de la electricidad estática. Esto mantiene la manga cerrada para proteger sus cartas y evitar que se caigan.
Una vez que las cartas están selladas, colócalas en carpetas de archivo y luego en archivadores, o guárdalas en carpetas de tres anillas.
